Processo di registrazione/qualifica

Ultimo aggiornamento:15/03/2016 16:45:59

Unità referente
Approvvigionamenti e Logistica (Aplog)
Via Bellatalla, 1 - 56121 Ospedaletto Pisa
pec: toscanaenergiappalti@legalmail.it

Accesso al processo di Registrazione/Qualifica 
I lavori, i beni e i servizi di interesse per Toscana Energia Green sono suddivisi fra:
  • Classi Gruppo Normali (vedi allegato)
  • Classi Gruppo Rilevanti (vedi allegato)
Registrazione Elenco Fornitori (per Classi Gruppo Normali)
Per le Classi Gruppo Normali, non è previsto un processo di qualifica dei fornitori, ma la semplice registrazione nell'Elenco Fornitori di Toscana Energia Green.
La registrazione viene eseguita verificando le capacità del fornitore a far fronte alle esigenze di approvvigionamento di Toscana Energia Green.
L'avvenuto inserimento nell'Elenco Fornitori sarà comunicato tramite pec.
Il candidato fornitore, interessato alla registrazione nell'Elenco Fornitori, è tenuto a:
  • prendere visione della "Richiesta di registrazione" (vedi allegato) composta da:
    • lettera di richiesta;
    • "Dichiarazione preliminare d'impegno" - Sezione 1 - Dichiarazione di conformità direttive generali;
    • "Dichiarazione preliminare d'impegno" - Sezione 2 - Dichiarazione possesso requisiti di ordine generale e speciale;
    • "Dichiarazione preliminare d'impegno" - Sezione 3 - Autocertificazione in materia di salute, sicurezza e protezione dell'ambiente;
  • prendere visione della "Parte generale modello 231 (include il Codice etico)" (link);
  • prendere visione dell'"Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell'art 13 del D.Lgs 196/03" (vedi allegato);
  • prendere visione della norma SA8000:2008;
  • inviare originale della "Richiesta di registrazione" compilata in ogni sua parte su carta intestata e firmata dal Legale Rappresentante o procuratore abilitato. 
Tutta la documentazione deve essere inviata, tramite RACCOMANDATA, al seguente indirizzo postale:
Toscana Energia Green S.p.A.
Via Bellatalla, 1 
56121 Ospedaletto - PISA
 
Qualifica (per Classi Gruppo Rilevanti)
Per le Classi Gruppo Rilevanti, Toscana Energia Green valuta e qualifica i fornitori tenendo conto dei seguenti elementi:
  • affidabilità economico-finanziaria;
  • capacità gestionale; 
  • capacità organizzativa;
  • requisiti di conformità alle normative applicabili; 
  • capacità tecnica; 
  • requisiti certificativi (es. UNI EN ISO 9001, UNI EN ISO 14001, OHSAS 18001, SA 8000:2008, etc.); 
  • qualità e tecnologia di prodotto;
  • valutazione periodica delle prestazioni erogate.
Il processo di qualifica si applica alle seguenti tipologie di fornitori:
  • Fornitori singoli
  • Fornitori appartenenti a Gruppi
  • Consorzi e Cooperative (Raggruppamenti Permanenti)
  • Studi Professionali (es. coordinamento alla sicurezza, progettazione direzione lavori, etc). 
Sono invece escluse le seguenti tipologie di fornitori:
  • Società del Gruppo Toscana Energia;
  • Pubblica Amministrazione ed enti pubblici (es. ASL, Università Statali, Aziende Municipalizzate,...);
  • Enti Certificatori gestiti o autorizzati dallo Stato o iscritti in albi ufficiali dell'Unione Europea;
  • Società di revisione e certificazione di bilancio (iscritte all'albo Consob);
  • Principali Compagnie produttrici e distributrici di servizi (es. energia, acqua, telecomunicazioni, etc.);
  • Istituti di ricerca e università privati;
  • Società produttrici e distributrici di software;
  • Società licenziatarie di processo proprietario;
  • Società locatrici di immobili;
  • Commercianti/rivenditori;
  • Banche e Assicurazioni;
  • Istituti di vigilanza e società di sminamento in quanto già qualificati da altri enti preposti.
I fornitori esclusi dal processo di qualifica sono comunque inseriti nell'Elenco Fornitori.
Il candidato fornitore interessato alla qualifica è tenuto a:
  • prendere visione della "Richiesta di qualifica" (vedi allegato) composta da:
    • ettera di richiesta;
    • "Dichiarazione preliminare d'impegno" - Sezione 1 - Dichiarazione di conformità direttive generali
    • "Dichiarazione preliminare d'impegno" - Sezione 2 - Dichiarazione art. 38 D. Lgs. 163/06;
    • "Dichiarazione preliminare d'impegno" - Sezione 3 - Autocertificazione in materia di salute, sicurezza e protezione dell'ambiente
    • "Dichiarazione preliminare d'impegno" - Sezione 4 - Dichiarazione di iscrizione alla CCIAA e regolarità contributiva;
  • prendere visione della "Parte generale modello 231 (include il Codice etico)" (link);
  • prendere visione dell'"Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell'art 13 del D.Lgs 196/03" (vedi allegato);
  • prendere visione della norma SA8000:2008;
  • inviare originale della "Richiesta di qualifica" compilata in ogni sua parte su carta intestata e firmata dal Legale Rappresentante o procuratore abilitato;
  • inviare la Scheda anagrafica, a seconda del settore di interesse, compilata in ogni sua parte e firmata dal Legale Rappresentante o procuratore abilitato:
    • Scheda anagrafica fornitori di lavori (vedi allegato)
    • Scheda anagrafica fornitori di lavori immobiliari (vedi allegato)
    • Scheda anagraficafornitori di materiali (vedi allegato)
    • Scheda anagrafica professionisti e studi tecnici (vedi allegato)
    • Scheda anagrafica fornitori di servizi e prestazioni di laboratorio (vedi allegato).
Tutta la documentazione deve essere inviata, tramite RACCOMANDATA, eventualmente su supporto elettronico (Cd-rom/DVD) in formato ".pdf", al seguente indirizzo postale:
Toscana Energia Green S.p.A.
Via Bellatalla, 1 
56121 Ospedaletto - PISA

Iter di Qualifica
Il processo di qualifica di norma si articola secondo le seguenti fasi:
1. acquisizione della documentazione;
2. valutazione della documentazione;
3. pre-qualifica/qualifica del fornitore
4. valutazione delle prestazioni.
 
Toscana Energia Green, acquisita la documentazione, procede all'analisi e valutazione delle informazioni ricevute e se del caso, provvede a richiedere le opportune integrazioni documentali.
Successivamente procede alla valutazione delle suddette informazioni attribuendo un punteggio, espresso in centesimi e l'inserimento nell'Albo Fornitori Qualificati  avverrà ove siano raggiunti almeno i 60/100 di punteggio, nello stato di:
  • "pre-qualifica", se trattasi di nuovo fornitore;
  • "qualifica", se trattasi di fornitore già presente nell'Albo Fornitori Qualificati (i fornitori già presenti che non hanno sottoscritto alcun contratto con Toscana Energia Green verranno comunque inseriti nello stato di "pre-qualifica").
Lo stato di "pre-qualifica" consente comunque la partecipazione alle gare/selezioni indette; l'inserimento nell'Albo Fornitori Qualificati, con lo stato di "qualifica", avverrà a seguito dell'assegnazione di un primo contratto e all'esito positivo della valutazione delle prestazioni eseguite.
Sia nel caso di "pre-qualifica" che di "qualifica" il fornitore sarà opportunamente informato tramite lettera formale.
La "pre-qualifica"/"qualifica" del fornitore ha validità di 36 mesi a decorrere dalla data della lettera di pre-qualifica/qualifica; ove si verifichi il passaggio dallo stato di pre-qualifica a qualifica la durata triennale della qualifica decorrerà comunque dalla data della  lettera di pre-qualifica.
Al termine della sua validità, la pre-qualifica/qualifica decade automaticamente. In questo caso il fornitore che intenda nuovamente candidarsi per la medesima fornitura sarà sottoposto ad un nuovo iter di qualifica e dovrà farne richiesta almeno tre mesi prima della scadenza.
 
In presenza di un punteggio uguale o inferiore a 60/100, ove si rilevi la mancanza dei requisiti relativi ai sistemi certificativi/manuali/procedure, per le Classi Gruppo Rilevanti contraddistinte da asterisco (vedi allegato), Toscana Energia Green procederà a qualificare il fornitore, richiedendo contestualmente la documentazione mancante. La stessa dovrà pervenire entro un anno dalla data della richiesta da parte di Toscana Energia Green, pena l'esclusione dall'Albo Fornitori Qualificati.
Il fornitore non sarà qualificato anche se otterrà un punteggio uguale o superiore a 60/100, nei seguenti casi:
  • ove dall'analisi dei bilanci o dalle informazioni economiche finanziarie acquisite dalle società terze, debitamente autorizzate e specializzate, emerga un andamento negativo della situazione economico-finanziaria; 
  • ove il fornitore non abbia presentato tutta la documentazione necessaria, anche a seguito di richiesta di integrazione da parte di Toscana Energia Green;
  • ove le verifiche sul rischio controparte abbiano evidenziato la sussistenza di un rischio.
La mancata qualifica per i motivi di cui sopra sarà comunicata al fornitore tramite lettera formale.
I fornitori valutati negativamente non potranno essere rivalutati nuovamente prima di un anno dalla data di trasmissione della lettera di cui sopra.
Il processo pre-qualifica/qualifica (da considerarsi al netto dei tempi di risposta del fornitore), si completa nel tempo massimo di 6 mesi dalla richiesta del fornitore, fatte salve eventuali circostanze che richiedano una dilazione dei tempi.  In ogni caso, di tali evenienze, verrà data comunicazione al fornitore.
Durante il periodo di validità dello stato di "pre-qualifica"/"qualifica", il fornitore è tenuto a comunicare tempestivamente qualsiasi variazione relativa agli elementi essenziali della qualifica.
Per i fornitori inseriti nell'Albo Fornitori Qualificati che svolgono prestazioni sulla base di un contratto, Toscana Energia Green provvede ad effettuare una valutazione periodica delle stesse, attraverso l'emissione di rapporti informativi da parte delle unità utilizzatrici.
Gli elementi di performance dei fornitori sono raccolti e valutati attraverso differenti aree di riferimento e tutte le informazioni raccolte concorrono a determinare il giudizio  sul fornitore.
Le aree di riferimento riguardano:
  • Organizzazione intesa come la capacità del fornitore di avere una struttura aziendale adeguata alle prestazioni da fornire;
  • Qualità del lavoro intesa come capacità del fornitore di organizzare le vari fasi lavorative  finalizzate a un'esatta rispondenza delle prestazioni offerte con quanto richiesto e nei tempi richiesti;
  • Salute, sicurezza e ambiente intesi come capacità del fornitore di rispettare i requisiti contrattuali sia in materia di legislazione applicabile che sulla rispondenza tecnica verificata anche durante lo svolgimento dell'attività;
  • Rapporti con la Committente intesi come capacità del fornitore di relazionarsi ed interfacciarsi prima, durante e dopo lo svolgimento del rapporto contrattuale.
Il giudizio dei rapporti saranno espressi in centesimi e in base al punteggio raggiunto si avranno 4 gradi di valutazione:
  • Scarsa - molto negativa, punteggio da 0 a 49,
  • Insufficiente - negativa, da 50 a 59,
  • Adeguata - positiva, da 60 a 69,
  • Buona - molto positiva, da 70 a 100.

Provvedimenti verso i fornitori
In caso d'inadempienze di natura tecnica, organizzativa, gestionale, amministrativa, contrattuale, contributivo/assistenziale (DURC negativo) o in conseguenza dell'instaurarsi di un contenzioso o il venir meno dei requisiti di legge per la stipula dei contratti e/o per lo svolgimento delle attività, potranno essere emessi i seguenti provvedimenti incidenti sullo stato di qualifica di un fornitore:
  • l'ammonizione;
  • la sospensione;
  • la squalifica.

Ammonizione
L'ammonizione è un richiamo conseguente all'emissione di un rapporto informativo negativo, con valutazione "Scarsa", o all'emissione del secondo rapporto informativo negativo con valutazione "Insufficiente", che viene formalizzato, successivamente ad un incontro tra Toscana Energia e il fornitore, con una lettera, nella quale si richiede:
  • un impegno formale a continuare il rapporto nel rispetto dei vincoli contrattuali, di capitolato e/o della normativa tecnica;
  • la formalizzazione di un piano di miglioramento.
L'ammonizione comporta la temporanea esclusione del fornitore dalle gare/selezioni per gli approvvigionamenti indette nel trimestre successivo alla comunicazione di ammonizione.

Sospensione
La sospensione è un provvedimento temporaneo che di norma è conseguente ad un provvedimento di ammonizione, che non ha dato esito soddisfacente e viene formalizzato con relativa lettera.
La sospensione interviene automaticamente nei seguenti casi:
  1. in presenza di un ulteriore Rapporto informativo negativo, conseguente ad un provvedimento di ammonizione nei confronti  del fornitore, nell'arco di un anno, anche se non consecutivo al precedente rapporto informativo;
  2. nel caso in cui il fornitore invitato a presentare offerta, risulti aggiudicatario, ma rinunci alla stipula del contratto;
  3. in caso di DURC negativo;
  4. in conseguenza dell'instaurarsi di una controversia giudiziale in attesa della sua definizione. 
Nei casi 1), 2) e 3) l'azione comporta la temporanea sospensione del fornitore dalle selezioni per gli approvvigionamenti indette nei dodici mesi successivi alla comunicazione di sospensione; in caso di contenzioso (4) la fase di sospensione dello stato di qualifica di un fornitore ha la stessa durata del contenzioso stesso. La sospensione del fornitore viene revocata, dandone opportuna comunicazione, a seguito di comprovata risoluzione delle problematiche emerse. In caso contrario può comportare la squalifica del fornitore
in conseguenza delle verifiche effettuate da INAS presso i fornitori nel caso in cui siano rilevate delle non conformità sul rispetto della Norma SA8000.
5. in conseguenza delle verifiche effettuate da INAS presso i fornitori nel caso in cui siano rilevate delle non conformità sul rispetto della Norma SA8000.

Squalifica
La squalifica è un provvedimento che prevede la cancellazione dall'Albo Fornitori Qualificati.
Di norma viene applicata dopo un provvedimento di sospensione e comunque per gravi e ripetute problematiche.
Il provvedimento di squalifica interviene automaticamente nei seguenti casi:
  1. in presenza di un ulteriore Rapporto informativo negativo, conseguente ad un provvedimento di sospensione nei confronti del fornitore;
  2. a causa del venir meno dei requisiti di legge per la stipula dei contratti di appalto e/o per lo svolgimento delle attività;
  3. quando sia stato rilevato un andamento finanziario negativo continuativo nell'ultimo triennio;
  4. mancata soluzione positiva di un contenzioso legale.
  5. quando le non conformità rilevate da INAS sul rispetto della norma SA8000 non siano state  chiuse dal fornitore nei termini prescritti.
La qualifica decade dalla data della comunicazione al fornitore con le relative motivazioni e la durata della squalifica è di tre anni.
Trascorsi tre anni dalla notifica, il fornitore può richiedere di essere sottoposto a un nuovo iter di qualifica.
Il buon esito del processo di qualifica/registrazione non costituisce una garanzia per l'ottenimento di futuri contratti.
Il candidato fornitore s'impegna a tenere riservate e a non divulgare le informazioni di proprietà Toscana Energia Green di cui verrà in possesso (filosofie impiantistiche, soluzioni tecniche, ubicazione di impianti, percorsi di linee, specifiche, disegni, procedure, ecc).
Nel contempo Toscana Energia Green si impegna a tenere riservate e a non divulgare informazioni di proprietà del candidato fornitore (economiche-finanziarie, soluzioni tecniche adottate, disegni, specifiche, procedure, ecc).
Le norme ed i criteri di registrazione/qualifica possono essere modificati a discrezione di Toscana Energia Green in qualunque momento, dandone opportuna informazione e divulgazione.